Kaip sumažinti valstybės biurų išlaidas: Suomijos sprendimai leidžia sutaupyti dešimtis milijonų eurų kasmet

Daugelis Europos šalių šiandien susiduria su ta pačia problema – nepakankamai efektyviai išnaudojamomis valstybės institucijų patalpomis. Perteklinis darbo plotas reiškia ne tik papildomas išlaidas už šildymą, priežiūrą ir energiją, bet ir prarastas galimybes investuoti į modernias, darbuotojų poreikius atitinkančias darbo vietas. Ši tendencija aiškiai matoma tiek vidurio Europoje, tiek Skandinavijos šalyse – net ten, kur viešasis sektorius laikomas itin pažangiu.

Suomija – vienas geriausių to pavyzdžių. Nors šalis garsėja efektyviu viešųjų išteklių valdymu, ji jau kurį laiką susiduria su neoptimaliai išnaudojamų valstybės biurų problema. Skaičiuojama, kad tik apie 28 proc. valstybės įstaigų patalpų naudojamos intensyviai, o likusi dalis lieka pustuštė. Toks neefektyvumas Suomijai kasmet kainuoja milijonus eurų, todėl valstybė ėmėsi ambicingo tikslo – per dešimtmetį sumažinti valdomo ploto kiekį 40 proc.. Nuoseklūs veiksmai jau leidžia sutaupyti reikšmingas sumas ir mažinti energijos suvartojimą visame valstybės turto portfelyje.

Sutaupo apie 17 mln. eurų

Suomijos valstybės valdoma nekilnojamojo turto (NT) valdymo įmonė „Senate Properties“ (suom. Senaatti-kiinteistöt), kaip ir Turto bankas, yra Europos valstybės NT valdytojų asociacijos „PuRE-net“ narė. Ne vienerius metus asociacijos nariai ieško būdų, kaip efektyviau išnaudoti valstybės NT bei integruoti pažangius sprendimus, kurie leistų sumažinti CO2 emisijas. Valstybės sektoriuje pokyčius diktuoja ne rinkos pokyčiai, o centrinės valdžios sprendimai, todėl kiekvienas žingsnis turi būti pamatuotas ir įvertintas.

„Senate Properties“ atstovė Hanna Tuhkanen sako, kad per pastaruosius metus vienam darbuotojui tenkantis darbo vietos plotas sumažėjo nuo 18 iki 14,2 kv. m. Tokį rezultatą padėjo pasiekti tai, kad pagal galimybes valstybės biuruose buvo pradėtas plačiau taikyti bendrų erdvių darbo principas. Efektyviau išnaudojamas valstybės NT jau leidžia Suomijai kasmet sutaupyti apie 17,2 mln. eurų, o ir darbuotojų pasitenkinimo lygis išaugo. Pasak H. Tuhkanen, teigiami rezultatai dar turėtų augti, kadangi pagal Suomijos vyriausybės nustatytus tikslus, šiuo metu pasiekta tik plano pusiaukelė.

 „Sprendimas pagrįstas tuo, kad valstybė šiuo metu turi per daug biuro patalpų savo poreikiams. Be to, šių patalpų naudojimo intensyvumas yra gana mažas – vidutiniškai tik apie 28 proc. Efektyvesnio ploto išnaudojimo tikslas yra taupyti socialinius, ekologinius ir ekonominius išteklius. 2024 m. pabaigoje vidutinis plotas vienam darbuotojui visose mūsų biuro patalpose jau siekė 14,2 kv. m, o bendrų darbo erdvių tinkle – 8,9 kv. m. Būtent šis bendrų darbo erdvių tinklas yra vienas svarbiausių komponentų siekiant užsibrėžto tikslo“, – sako „Senate Properties“ atstovė.

Palyginimui, Turto banko valdomuose pastatuose 2024 metų pabaigoje vidutinis plotas tenkantis vienam darbuotojui siekė 19,73 kv. m. Iki 2030 metų planuojama, kad pasitelkiant hibridinio darbo organizavimą, vienam darbuotojui tenkantis plotas galėtų siekti 16 kv. m.

Išaugęs pasitenkinimas darbo erdvėmis

Natūralu, kad diegiant pokyčius, susijusius su darbo sąlygomis, susiduriama su įvairiomis nuomonėmis. H. Tuhkanen pažymi, kad diegiant pokyčius labai svarbu bendrauti ir bendradarbiauti su darbuotojais. Kiekvienas pokytis, kurio formuluotėje nuskamba, kad kažko bus mažiau, dažniausiai priimamas ne itin pozityviai. Tačiau diskutuojant apie pokyčio esmę ir naudą, neretai abejonės išsisklaido, o išbandžius naująsias erdves, pasikeičia ir pats požiūris.

„Darbuotojams padedame prisitaikyti prie pokyčių, konsultuojame, net esame pristatę elektroninius mokymus. Klientų pasitenkinimo apklausos rodo, kad bendrų darbo erdvių tinkle dirbantys darbuotojai yra netgi šiek tiek labiau patenkinti darbo vietomis nei kiti. Natūralu, kad patirtys skiriasi – reikia laiko priprasti prie naujos aplinkos ir išmokti naudotis šiuolaikinėmis, veiklos principais pagrįstomis erdvėmis, ypač kai žmonės anksčiau dirbo tradiciniuose biuruose. Pagal dabartines vyriausybės gaires darbo modelis pasirenkamas atsižvelgiant į institucijos funkcijas, darbuotojų poreikius bei galimybes derinti darbą ir asmeninį gyvenimą“, – sako H. Tuhkanen.

Kintančius darbuotojų poreikius atskleidžia ir Turto banko užsakymu atliktas „Spinter“ tyrimas. Pastaraisiais metais beveik dvigubai daugiau nei ankstesniais metais respondentų kaip vieną svarbiausių kriterijų renkantis naują darbovietę įvardijo darbdavio indėlį į tvarumą ir gebėjimą pasiūlyti ergonomiškas darbo erdves.

Taupomas ne tik plotas, bet ir energija

Tačiau ne viskas Suomijoje remiasi tik optimaliu ploto išnaudojimu. Per daugelį metų „Senate Properties“ ėmėsi įvairių veiksmų, siekdama pagerinti valstybės valdomų patalpų energinį efektyvumą. 2022 m. dėl visoje šalyje kilusio susirūpinimo dėl galimos energetinės krizės buvo pradėta Energijos taupymo programa.

Pasak H. Tuhkanen programa viršijo išsikeltus tikslus ir užtikrino dar didesnį sutaupymą, nei buvo planuota. 2023 m. pabaigoje buvo pasiekta beveik 100 000 MWh šilumos ir elektros energijos sutaupymų. Tai prilygsta maždaug 12 mln. eurų sutaupymui. Turto bankas energetiškai įtemptu laikotarpiu taipogi atkreipė valstybės sektoriuje dirbančiųjų dėmesį į energijos sąnaudas ir galimybę jas sumažinti bei surengė nacionalines taupymo varžybas „putinOut“.

Suomijai reikšmingų rezultatų mažinant energijos sąnaudas padėjo pasiekti kryptingas judėjimas ir investicijos. Tai apima esamų inžinerinių sistemų optimizavimą: vėdinimo, apšvietimo, elektrinių įrenginių nustatymų peržiūrą ir veikimo koregavimą.

Patalpų naudotojai šiame procese atlieka svarbų vaidmenį. Jie raginami atlikti pastato erdvių paskirstymo peržiūrą, išjungti apšvietimą ar kitus įrenginius nenaudojamose patalpose, skatinti energetiškai atsakingą elgesį.

Suomijos pavyzdys rodo, kad nuoseklus investavimas į valstybės NT, pastatų modernizavimas ir protingai išnaudojamos darbo erdvės gali padėti taupyti valstybės lėšas ir užtikrinti patogias darbo sąlygas. Tokiu keliu juda ir Turto bankas, nuosekliai investuodamas į atsinaujinančios energijos technologijas bei optimaliau išnaudodamas valstybės NT plotą. Tačiau kaip ir su visais pokyčiais – svarbu bendrauti ir bendradarbiauti su tais, kuriems tie pokyčiai skirti.