„Vecticum“ 7 metai: ar dokumentų valdymo platformos vis dar aktualios? 

„Nors tuo metu dauguma didelių įmonių į debesų kompiuterijos sprendimus dar žiūrėjo atsargiai, mes žinojome, kad „cloud-only“ sprendimas yra ateitis“, – sako vienas iš „Vecticum“ įkūrėjų ir vadovas Jaroslav Gil. Šiandien lietuvių sukurta platforma jau aptarnauja apie 800 įmonių ir sparčiai žengia į dirbtinio intelekto erą. 

Balandžio mėnesį „Vecticum“ platformai sukako septyneri metai. Per šį laiką Lietuvoje sukurta verslo procesų valdymo platforma išaugo į ekosistemą, apimančią dešimtis kasdieniams darbams skirtų sprendimų – nuo personalo ir dokumentų valdymo iki pirkimų ir gaunamų sąskaitų procesų automatizavimo. Platformą šiandien naudoja apie 800 įmonių Lietuvoje ir Europoje.

Šiandien tai gali skambėti neįprastai, bet kelio pradžioje netrūko organizacijų, kurios nedrįso rinktis sprendimo vien dėl to, kad jis nebuvo diegiamas jų pačių IT infrastruktūroje. „Tuomet daug kas norėjo, kad sistemas galėtume patalpinti viduje, o mes sąmoningai pasirinkome kitą kelią. Tada kai kurios debesijos technologijos dar tik brendo. Pavyzdžiui, „Google Firestore“ duomenų bazė, kuria remiasi „Vecticum“ platforma, buvo beta stadijoje ir oficialiai išleista vos keli mėnesiai prieš mūsų startą“, – pasakoja įmonės technologijų vadovas Tomas Masiulis.

Debesija šiandien – ne vizija, o verslo modelis

„Vecticum“ nuo pat pradžių pasirinko „cloud-only“ kryptį. Šiandien šis pasirinkimas vis labiau atrodo kaip strategiškai teisingas.

Eurostato duomenimis, 2025 m. mokamas debesijos paslaugas naudojo 52,7 proc. ES įmonių, o per dvejus metus šis rodiklis išaugo 7,4 proc. punkto. Lietuva buvo tarp sparčiausiai augusių rinkų – čia debesijos naudojimas per tą patį laikotarpį padidėjo 19,7 proc. punkto. 

Ši kryptis svarbi ir dėl dar vienos priežasties: Europos Sąjungos skaitmeninės politikos dokumentuose aiškiai įvardytas 2030 m. tikslas – bent 75 proc. įmonių turėtų naudoti debesijos paslaugas, didžiųjų duomenų analizę ir (ar) dirbtinį intelektą.

Vieninga platforma visiems poreikiams? Skamba puikiai. Bet…

Kai kalbame apie dokumentų, sąskaitų, pirkimų ar personalo procesų valdymą vienoje vietoje, neišvengiamai paliečiame sritį, kuri dešimtmečius buvo vadinama „Enterprise Content Management“ (ECM) – Lietuvoje dažniausiai dokumentų ir (ar) procesų valdymo sprendimais.

Vis dėlto pastarąjį dešimtmetį ECM pasaulyje įvyko lūžis. Dar 2017 m. „Gartner“ viešai pradėjo atsitraukinėti nuo klasikinio ECM rinkos apibrėžimo, pavartodama plačiai nuskambėjusią frazę apie ECM kaip terminą („kaput, finite…“) ir akcentuodama poslinkį į „content services“ – turinio paslaugų modelį. 

„Kartais atrodo, kad šią diskusiją Lietuvoje bandėme vesti tik mes, nors ji tiesiogiai susijusi su tuo, ką įmonės perka ir naudoja kasdien“, – sako Jaroslav Gil.

Kodėl taip nutiko? Dvi priežastys, kurias kasdien mato verslas

Pirma – pasikeitė vartotojų lūkesčiai. Sprendimus vis dažniau renkasi ne vien IT vadovai. Juos atsirenka tie, kurie jais tikrai naudosis: personalo, finansų, administracijos, darbų saugos ir kiti skyriai. Ir šie žmonės ieško ne „funkcijų sąrašo“, o konkrečių veiksmų, kuriuos galima atlikti greitai ir aiškiai.

Personalo skyriui reikia paprasto būdo pateikti atostogų prašymą. Finansams – patogaus kelio įkelti sąskaitą ir matyti jos tvirtinimo statusą. O klasikinės, senesnės kartos sistemos neretai primena didelius katalogus, kuriuose vartotojui reikia „išmokti sistemą“, kad jis galėtų atlikti elementarią užduotį.

„Instagram“, „TikTok“ ir „Snapchat“ vartotojų kartai sunku paaiškinti, kodėl jie turi skaityti instrukcijas vien tam, kad galėtų paprašyti atostogų ar pateikti išlaidas “, – juokauja Tomas Masiulis.

Antra – daug senųjų ECM platformų plėtros galimybės realiai išseko. „Senas arklys vagos negadina“ – tai turbūt vienas geresnių dalykų, kurį dar galima pasakyti apie kai kurias prieš 20 metų sukurtas sistemas. Jas vis sunkiau ir vis brangiau pritaikyti naujiems poreikiams, o vien palaikymo kaštai dažnai ima konkuruoti su investicijomis į ateitį.

Kai platforma tampa inertiška, nuošalyje lieka tai, kas šiandien yra kritiška: naudojimo patogumas, sistemų integracijos, kibernetinis saugumas, duomenų atsekamumas bei jų panaudojimo galimybės, o vis dažniau – ir dirbtinio intelekto taikymas.

Ar tai reiškia, kad dokumentų valdymo sprendimai paseno? 

Ir taip, ir ne.

Poreikis vieningam, integruotam ir lanksčiam sprendimui niekur nedingo. Priešingai – jis auga. Tam yra dvi labai praktiškos priežastys: žmonės nori dirbti patogiai, o verslo procesai vis labiau susiję tarpusavyje.

Todėl renkantis sprendimą verta ne tik klausti „ar jis turi dokumentų valdymą“, bet įvertinti, ar jis atitinka „turinio paslaugų“ (angl. Content Services) logiką, kurią aiškiai apibrėžia ir AIIM (angl. Association for Intelligent Information Management): tai strategija, kuri leidžia turinį praktiškai panaudoti procesuose, dirbant per integracijas ir kelias saugyklas, o ne vieną „didelį katalogą“. 

Iš praktinės pusės tai reiškia keturis dalykus.

Pirma – turinys turi būti valdomas viso proceso eigoje. Tradicinės dokumentų valdymo sistemos iš metaduomenų pagamina failą (tarkime atostogų prašymą, ataskaitą ir pan), ir tikpačiam failui taikoprocesą: tvirtinimas, susipažinimas, pasirašymas ir t.t. Tuo tarpu turinio paslaugų sistemoje pats dokumentas yra tikgretimas produktaskuris gali būti arba ne. Procesai vyksta su pačiu turiniu, kuris eigoje kinta, pildosi ir tik vėliau, jei reikia, gali virsti dokumentu.

Antra – „cloud-only“ tai daugiau nei hostingas. Debesija nėra tik serverių vieta. Tai architektūrinis pasirinkimas, leidžiantis greitai plėstis ir mažinti „rankinį IT darbą“. Greitai ir pigiai adaptuoti dirbtinio intelekto (DI) sprendimus. 

Trečia – sistema turi atspindėti procesus, o ne funkcijų sąrašą. Jei platformoje valdote personalo duomenis – ji turi veikti kaip personalo valdymo įrankis. Jei valdote išlaidas – kaip išlaidų valdymo, kompensavimo sprendimas. Jei tvarkote gaunamą korespondenciją – kaip raštinės valdymo sistema. Funkcijos neturi atrodyti kaip „pasidaryk pats“ tipo įrankių dėžė – jos turi būti pritaikytos realiems procesams ir pasiekiamos tada, kai jų reikia ir kam reikia.

Ketvirta – saugumas yra privalomas standartas, o ne privalumas. Jei tiekėjas rimtai dirba su dokumentais ir pasirašymais, logiška tikėtis atitikimo tarptautiniams ir ES standartams, tokiems kaip ISO/IEC 27001 (informacijos saugumo vadybos sistema) ir eIDAS (ES reglamentas dėl elektroninės tapatybės ir patikimumo užtikrinimo paslaugų elektroninėse operacijose). 

Kas laukia „Vecticum“ ir jo klientų toliau

Po septynerių metų nuoseklaus augimo bendrovė žengia į kitą etapą – dirbtinio intelekto integraciją. „Vecticum“ jau taiko DI sprendimus sąskaitų valdyme, kur automatizuojamas dokumentų atpažinimas ir duomenų apdorojimas.

Tolimesnė kryptis – DI agentai, galintys atlikti darbus, atsakyti į darbuotojų klausimus, greičiau surasti informaciją, atlikti duomenų analizę ir įvykdyti su ja susijusius veiksmus.

Papildomą impulsą šiai krypčiai suteikė gauta „Google“ parama pagal „Google Cloud for Startups“ programą. Tuo metu „Vecticum“ akcentavo, kad investicija bus nukreipta į automatikos ir dirbtinio intelekto projektus.

Šiandien tai jau atrodo ne kaip eksperimentas, o kaip logiškas kitas žingsnis platformai, kuri nuo pat pradžių buvo kuriama kaip moderni, debesijoje veikianti verslo procesų valdymo platforma.